Fonctionnement de JOBIM virtuel

Vous trouverez ici les explications sur le déroulement de JOBIM en virtuel.

Nouveau: F.A.Q. (Foire Aux Questions)

Introduction

Tout d'abord, merci pour votre participation à ce JOBIM en virtuel qui était initialement prévu en présentiel chez "nous", “à la maison”, à Montpellier. Comme vous vous en doutez, la COVID-19 a tout bouleversé dans notre organisation, qui avait commencé il y a plus de 2 ans ! En l'espace de quelques mois, nous avons dû tout remettre en question, tout réorganiser: envisager la version virtuelle, tâter le terrain du possible, annuler ce qui pouvait l'être, revoir les budgets, télé-auditer des prestataires, tester des solutions techniques, faire des choix parfois délicats (Zoom), organiser un nombre incalculable de télé-réunions, organiser la télé-formation de près d'une centaine de personnes (orateurs/oratrices, modérateurs/modératrices, chairwomen/men, organisateurs/organisatrices), en moins de 2 semaines et sur une trentaine de sessions d'1h environ. Et j'en oublie certainement, tellement nous avons été chargés. C'est pourquoi nous ne serons pas à l'abri de problèmes, loi de Murphy et son corollaire de Bonaldi obligent, et nous vous demandons d'être patients et compréhensifs dans ce contexte bien particulier.

Sur cette page vous trouverez:

• comment est organisée cette édition virtuelle
• comment fonctionnent les sessions e-posters
• comment rejoindre les différentes sessions
• comment poser des questions
• quoi faire si vous rencontrez des problèmes
• Le pourquoi du choix de Zoom

Organisation de l'édition virtuelle

Nous allons utiliser 2 outils pour cette conférence:

• Zoom décliné en mode Webinaire
• JITSI pour les sessions e-poster

Il y aura 3 salles virtuelles de Zoom Webinaire avec codes couleurs, dénommées Webinaire salle 1, Webinaire salle 2 et Webinaire salle 3. Pour y entrer en spectateur, il vous faudra un mot de passe, qui vous sera fourni par mail juste avant le début de la conférence. Vous pourrez utiliser l'interface web de Zoom, qui ne requiert aucune installation, fonctionne sur de nombreux navigateurs web, et est aussi sécurisée que votre navigateur web. Vous pourrez également télécharger et utiliser le client Zoom (PC ou mobile). Nous vous recommandons fortement le client Zoom, pour plusieurs raisons: il sera plus stable, vous offrira une meilleure qualité vidéo, et vous donnera accès à toutes les fonctionnalités de la conférence (à priori, à l'exception du vote de questions pour les clients Linux).

Les salles des webinaires associées à chaque session seront affichées sur la page du calendrier avant le début de la conférence. Elles seront utilisées pour toutes les sessions (ouverture, mini-symposiums, AG SFBI, clôture, etc.), à l'exception des séances e-poster.

Ces séances e-posters se dérouleront avec l'outil JITSI Meet, avec une salle par e-poster, en espérant que le système tiendra bon (détails ci-dessous). Cet outil ne requiert aucune installation, et fonctionne dans votre navigateur web (chrome/chromium recommandés néanmoins). Si vous rencontrez un dysfonctionnement, essayez de recharger la page ou de changer de navigateur. Les fonctions intégrées de JITSI Meet de chat et de lever de main permettront d’avoir des discussions organisées et agréables.

Fonctionnement des séances e-posters

TOUS les e-posters sont disponibles en même temps. Les auteurs de e-posters ne seront cependant pas nécessairement présents tout le temps (ça fait 3h en tout), même si nous leur demandons de faire l'effort d'être présents au maximum et à chaque séance.

Dans le cas où vous présentez un e-poster et souhaitez en voir d'autre, vous devez garder la salle JITSI de votre e-poster ouverte, y laisser une message indiquant où vous êtes et/ou quand vous comptez revenir, tout en étant dans une autre salle JITSI de poster (pensez à n'activer votre micro que sur une salle à la fois!).

Durant les séances e-poster, vous serez invitez à aller sur la salle virtuelle des e-posters https://jobim2020.sciencesconf.org/page/poster_room

Sur cette page, vous disposez de filtres (se combinant avec la logique "ET" entre filtres et "OU" pour un même filtre supportant plusieurs valeurs) vous permettant de retrouver plus facilement les e-posters vous intéressant. Chaque e-poster dispose d'une fiche de présentation avec titre, auteurs, catégories, mots clés, miniature, lien vers la version PDF et enfin le lien vers la salle JITSI correspondante (tout se fait sur votre navigateur).

La salle virtuelle des e-posters sera ouverte durant toute la durée de JOBIM. Les présentateurs de e-poster sont tenu de rentrer dans leur salle JITSI en premier, soit 5 à 10min avant le début de chaque séance e-poster, et sont libre de partir dès la fin de la séance; mais vous pouvez aussi convenir avec eux d'un rendez-vous pour y revenir en dehors des séances e-poster.

Nous sommes plus de 650 inscrits et il y a environ 200 e-posters. Nous pouvons nous attendre à des problèmes réseaux. Pour limiter leurs impacts, nous vous demandons un peu de civisme:

• Ne restez pas dans une salle JITSI Meet qui a plus de 6 personnes (à moins que les flux audio et vidéo restent excellents pour tous);
• Ne restez pas dans la salle si le présentateur du e-poster est absent;
• Si vous voyez passer beaucoup de monde dans la salle e-poster où vous êtes, essayez de réduire vos questions de manière à ne pas rester trop longtemps pour libérer la place dès que possible;
• Attendez au moins 5 min avant de revenir dans une même salle e-poster;
• Pour poser une question, utilisez la fonctionnalité “Levez la main” de JITSI Meet pour éviter les cacophonies.

Rejoindre les sessions de présentations

IMPORTANT: mardi matin, une session pour tester votre connection est ouverte à tous. C'est l'opportunité pour vous de vérifier que vous pouvez vous connecter sans soucis et dans le cas contraire, vous avez le temps pour résoudre vos problèmes et nous demander de l'aide. Venez tester dès l'ouverture à 11h.

Pour rejoindre les sessions de présentations, reportez-vous au calendrier du site (programme):https://jobim2020.sciencesconf.org/program

Que cela soit en version semaine, jours ou liste, vous y trouverez les liens vers les salles de webinaire correspondantes pour chaque session (les numéros   1 ,  2  et  3  ou  #  ). ATTENTION: chaque lien est unique, même s'il s'agit de la même salle! Vous n'aurez qu'à cliquer sur le bon lien et Zoom se lancera. Ensuite, suivant votre choix, vous pouvez télécharger le client Zoom propriétaire ou utiliser le client web. Il arrive que le lien pour utiliser le client web ne s'affiche pas dès le départ et qu'il faille juste cliquer sur le lien de téléchargement pour qu'il apparaisse alors juste en dessous en plus petit.

Ensuite, il est possible que vous attendiez en salle d'attente que le webinaire démarre. En effet, avant chaque webinaire, nous avons des vérifications techniques et mini-répétitions à faire. C'est pourquoi la salle webinaire démarre entre 10 et 30 min avant la session, mais reste fermée aux spectateurs. Notez que le client web, en salle d'attente, risque de vous redemander plusieurs fois votre nom et de remplir un captcha: attendez l'heure de début de session pour les remplir et éviter ainsi de le faire trop souvent.

Comment poser des questions durant les présentations

L'outil Zoom Webinaire fournit plusieurs moyens de poser des questions. Le plus simple est le bouton dédié "Q&R" (ou "Q&A" en anglais), que vous pouvez utiliser à tout moment durant la conférence. Tout le monde peut voir les questions posées par écrit à tout moment, dès l'instant où celles-ci ont été posées après son entrée dans la salle. Les participants spectateurs peuvent également voter pour des questions pour qu'elles remontent en tête de liste ou les commenter.

La bar d'outils ci-dessus avec "Q&A" se trouve normalement en bas et au milieu de la fenêtre Zoom.

L'autre moyen de poser des questions est tout simplement le chat ("converser"). L'inconvénient est qu'on ne peut pas voter pour un message, et que la question risque d'être plus difficile à trouver pour le chairman ou la chairwoman. Cependant, certains clients peuvent avoir des problèmes avec le système des questions, et le chat leur offre donc une alternative que nous n'avons pas voulu fermer.

À la fin de chaque présentation, s'il reste du temps, le chairman choisira les questions retenues. Pour chaque question, il nommera l'auteur, lui demandera de "lever virtuellement la main via Zoom" s'il souhaite parler, et il lira la question en attendant que l'auteur puisse se manifester. L'auteur recevra alors un message de Zoom l'invitant à activer son micro s'il le souhaite et il pourra alors parler. L'orateur lui répondra dans les mêmes conditions qu'en présentiel et une fois l'échange terminé, le micro sera coupé.

Notez que les paramètres de votre micro peuvent être ajustés par le bouton en bas à gauche de Zoom:

Quoi faire si vous rencontrez des problèmes

Pour les problèmes de connexion avec Zoom, si vous utilisez le client propriétaire, pensez à le mettre à jour. Vérifiez que vous n'êtes pas sur un réseau avec des restrictions de ports: si c'est le cas, essayez sur un autre réseau (EduRoam, 4G,...). Si vous utilisez le client web, rechargez la page et reconnectez-vous; essayez avec votre navigateur en navigation privée; essayez avec un autre navigateur ou une autre machine. Si vous n'avez pas de son, vérifiez que vous utilisez la bonne sortie audio (et si vous devez parler, vérifier la sélection du micro également). Si vous avez des problèmes de réception audio et/ou vidéo (ça saccade), vérifiez que votre bande passante réseau n'est pas accaparée par d'autres choses (téléchargements, personnes regardant la TV par internet, jeux en ligne, etc.). Si vous êtes en Wifi et pouvez passer en filaire, faites-le!

Dans les cas extrêmes, vous pouvez nous contacter à l'adresse jobim2020-contact@lirmm.fr, en nous donnant un maximum de détails sur votre problème: quand et comment il s'est produit, ce que vous avez essayé de faire pour le résoudre, et votre numéro de téléphone si vous souhaitez qu'on vous appelle.

Nous n'avons malheureusement pas de standard téléphonique.

Pourquoi le choix de Zoom

Le choix de Zoom a été délicat, car il y a eu tout un "buzz" concernant sa sécurité. Cependant, c'est le seul outil fiable capable de gérer notre charge et de répondre à nos besoins. Nous avons envisagé et testé beaucoup d'outils (la liste est longue), et peu peuvent assurer une telle conférence. Parmi les autres alternatives, certaines par exemple utilisent le cloud Amazon, ce qui nous a déplu encore plus. Le fait que tous nos prestataires audités utilisent Zoom, que ce dernier a modifié sa politique et corrigé la plupart de ses problèmes de sécurité, et que nous puissions choisir des serveurs Zoom hébergés en France nous a finalement conforté dans notre choix. Nous comprenons néanmoins que cela puisse poser problème à certains d'entre vous, mais nous ne pouvons pas faire autrement.

Concernant la controverse de la sécurité, il n'existe pas d'outil 100% sûr et sécurisé. Sans entrer dans un débat sans fin, Zoom n'est peut-être pas "parfaitement sûr" mais n'est pas non plus aussi irresponsable que certains médias ont voulu le faire croire. Certains aspects ont été exagérés, et les problèmes équivalents de la concurrence ont été très facilement oubliés. Il faut garder à l'esprit qu'il y a des guerres commerciales derrière tout ça, et que Zoom a pu capter l'écrasante majorité du marché en quelques semaines, là où d'autres poids lourds ont échoué (je laisse les théoriciens-complotistes faire le lien entre parts de marché, argent en jeu et campagnes de désinformation ;-) ). Ne nous laissons pas duper, ni par les campagnes de désinformation ni par les annonces de contre-attaque faites par Zoom. Utilisons cet outil en bon intelligence comme nos autres outils, en gardant à l'esprit de protéger nos données sensibles mais sans tomber dans la paranoïa excessive.

Concernant notre vie privée et nos droits, la politique de Zoom a cet égard a été grandement aménagée et s'aligne sur les standards acceptables, en tous cas, sur le plan légal.

Nous vous recommandons d'utiliser le client propriétaire Zoom à jour (installation très rapide), si possible sur une machine dédiée, en vous rappelant que vous pouvez le désinstaller après la conférence.

Foire Aux Questions

Q: Comment applaudir à la fin des sessions?

R: Il n'y a pas de solution pour le moment mais nous allons y réfléchir. Certains pose une "question" du style "clap! clap! clap!" à laquelle on peut donner des pouces, d'autres utilisent le Chat.

Q: Qui voit les questions posées sous Zoom?

A: Normalement, tout le monde et elles peuvent être commentées et recevoir des coups de pouce.

Bonne conférence! ;-)